Leitfaden zum gelungenen Event

Wertvolle Fragestellungen vor dem Event:

  • Was möchte ich mit der Veranstaltung erreichen – was ist das Eventziel.
  • Wer sollen meine Gäste sein – Zielpublikum definieren.
  • Vorstellungen über roten Faden zu Papier bringen –Eventdramaturgie festlegen.
  • Beispiele für „Roten Faden“: Mottoparty: Dresscode, Speisen, Getränke, Mobiliar, Art der Unterhaltung, z. B. Livemusik, Künstler, Zauberer, Dekoration.
  • Datum festlegen – hierbei lohnt es sich zu überprüfen, ob es Gegenveranstaltungen gibt bzw. auf welchen Tag der Event fällt. Sonn- und Feiertage sowie Fenstertage und Schulferien sind oftmals problematisch.
  • Hard Facts des Events festlegen -Dauer, Teilnehmerzahl, Budget etc.
  • Überlegungen zu Raum- und Infrastrukturbedarf anstellen.
  • Ort der Veranstaltung festlegen.
  • Auf einfache Erreichbarkeit achten – relevante Überlegungen: Anfahrtsdauer der Gäste, Verkehrssituation zur An- und Abreise, Parkmöglichkeiten, gibt es Öffis,…
  • Passende Eventlocation ermitteln bzw. definieren.
  • Frühzeitig buchen– zumindest anfragen und vorerst optional reservieren.

Grobplanung vor dem Event

  • Event-Konzept mit Budget und Eckdaten ausarbeiten (Ablauf, Termine, Budget etc.)
  • Bei Firmenevents: Konzept und Budget der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorlegen.
  • Projektorganisation bestimmen – wer macht was, wie und wann, wo.
  • Terminplan festlegen, Spielraum einkalkulieren und mit Meilensteinen versehen.

Event-Detailplanung

  • Abläufe step by step definieren.
  • Programm/Motto etc. festlegen und schriftlich ausformulieren.
  • Eventlocation fix reservieren – Tipp: Wer schreibt, der bleibt!
  • Eventdienstleister evaluieren & Verträge abschließen (Catering, Mobiliar, Technik, Unterhaltungsprogramm, Fotografen, Transport, Deko etc. etc. Tipp: Ebenso in schriftlicher Form!
  • Rahmenprogramm festlegen und umfassend schriftlich ausformulieren.
  • Bewirtung organisieren (intern/extern), Menüs & Getränke festlegen und in entsprechender Menge organisieren.
  • Anreise/Abreise organisieren (Beschilderung, organisierter Transport, Fahrplan, Parkplätze etc.).
  • Mobiliar/Infrastruktur – Technik testen, Infrastruktur frühzeitig aufbauen.
  • Sicherheitskonzept erstellen (externes Personal/Sicherheitsdienst gegebenenfalls beauftragen, Kontrolle Notausgänge, Sanitäre Anlagen auf Personenanzahl abstimmen.
  • Maßnahmen Promotion: Einladungskarten, Werbung, Kundengeschenk, Dankesmailing etc.) ordern bzw. vorbereiten.

Ablauf am Event

  • Personal für den Eventtag frühzeitig briefen & instruieren.
  • Klare Aufgabenverteilung vornehmen.
  • Aufbau von Technik, Mobiliar & Infrastruktur inkl. Testing/Generalprobe.
  • Inventar aufnehmen und auf Liste festhalten.
  • Empfang, Begrüßung und Betreuung der Gäste sowie weiteren Personen (Unterhalter, Moderator etc.).
  • Ablauf/Zeitplan regelmäßig überprüfen.
  • Dank und Verabschiedung der Gäste nach dem Event (Organisation Rücktransport etc.).

Unmittelbar nach dem Event

  • Abbau von Mobiliar/Technik/Infrastruktur.
  • Entsorgung überwachen.
  • Reinigung organisieren.
  • Erste Manöverkritik vornehmen.

Nach dem Event

  • Debriefing an interne Mitarbeiter und externe Partner.
  • Inventar prüfen und Kalkulationen anstellen.
  • Abrechnungen vornehmen und Budgetabgleich (SOLL/IST).
  • Dankesmail/Brief an Gäste (Fotogalerie, Umfrage/Feedback).

Feedback aus Manöverkritik, Debriefing, Kunden und Lieferantenfeedback schriftlich festhalten und in die Eventplanung/Checkliste für kommende Veranstaltungen einfließen lassen.

Reflexion ist auch bei Events ein wichtiger Faktor. Natürlich gilt: Auch das Feiern und Genießen nicht vergessen!