Wertvolle Fragestellungen vor dem Event:
- Was möchte ich mit der Veranstaltung erreichen – was ist das Eventziel.
- Wer sollen meine Gäste sein – Zielpublikum definieren.
- Vorstellungen über roten Faden zu Papier bringen –Eventdramaturgie festlegen.
- Beispiele für „Roten Faden“: Mottoparty: Dresscode, Speisen, Getränke, Mobiliar, Art der Unterhaltung, z. B. Livemusik, Künstler, Zauberer, Dekoration.
- Datum festlegen – hierbei lohnt es sich zu überprüfen, ob es Gegenveranstaltungen gibt bzw. auf welchen Tag der Event fällt. Sonn- und Feiertage sowie Fenstertage und Schulferien sind oftmals problematisch.
- Hard Facts des Events festlegen -Dauer, Teilnehmerzahl, Budget etc.
- Überlegungen zu Raum- und Infrastrukturbedarf anstellen.
- Ort der Veranstaltung festlegen.
- Auf einfache Erreichbarkeit achten – relevante Überlegungen: Anfahrtsdauer der Gäste, Verkehrssituation zur An- und Abreise, Parkmöglichkeiten, gibt es Öffis,…
- Passende Eventlocation ermitteln bzw. definieren.
- Frühzeitig buchen– zumindest anfragen und vorerst optional reservieren.
Grobplanung vor dem Event
- Event-Konzept mit Budget und Eckdaten ausarbeiten (Ablauf, Termine, Budget etc.)
- Bei Firmenevents: Konzept und Budget der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorlegen.
- Projektorganisation bestimmen – wer macht was, wie und wann, wo.
- Terminplan festlegen, Spielraum einkalkulieren und mit Meilensteinen versehen.
Event-Detailplanung
- Abläufe step by step definieren.
- Programm/Motto etc. festlegen und schriftlich ausformulieren.
- Eventlocation fix reservieren – Tipp: Wer schreibt, der bleibt!
- Eventdienstleister evaluieren & Verträge abschließen (Catering, Mobiliar, Technik, Unterhaltungsprogramm, Fotografen, Transport, Deko etc. etc. Tipp: Ebenso in schriftlicher Form!
- Rahmenprogramm festlegen und umfassend schriftlich ausformulieren.
- Bewirtung organisieren (intern/extern), Menüs & Getränke festlegen und in entsprechender Menge organisieren.
- Anreise/Abreise organisieren (Beschilderung, organisierter Transport, Fahrplan, Parkplätze etc.).
- Mobiliar/Infrastruktur – Technik testen, Infrastruktur frühzeitig aufbauen.
- Sicherheitskonzept erstellen (externes Personal/Sicherheitsdienst gegebenenfalls beauftragen, Kontrolle Notausgänge, Sanitäre Anlagen auf Personenanzahl abstimmen.
- Maßnahmen Promotion: Einladungskarten, Werbung, Kundengeschenk, Dankesmailing etc.) ordern bzw. vorbereiten.
Ablauf am Event
- Personal für den Eventtag frühzeitig briefen & instruieren.
- Klare Aufgabenverteilung vornehmen.
- Aufbau von Technik, Mobiliar & Infrastruktur inkl. Testing/Generalprobe.
- Inventar aufnehmen und auf Liste festhalten.
- Empfang, Begrüßung und Betreuung der Gäste sowie weiteren Personen (Unterhalter, Moderator etc.).
- Ablauf/Zeitplan regelmäßig überprüfen.
- Dank und Verabschiedung der Gäste nach dem Event (Organisation Rücktransport etc.).
Unmittelbar nach dem Event
- Abbau von Mobiliar/Technik/Infrastruktur.
- Entsorgung überwachen.
- Reinigung organisieren.
- Erste Manöverkritik vornehmen.
Nach dem Event
- Debriefing an interne Mitarbeiter und externe Partner.
- Inventar prüfen und Kalkulationen anstellen.
- Abrechnungen vornehmen und Budgetabgleich (SOLL/IST).
- Dankesmail/Brief an Gäste (Fotogalerie, Umfrage/Feedback).
Feedback aus Manöverkritik, Debriefing, Kunden und Lieferantenfeedback schriftlich festhalten und in die Eventplanung/Checkliste für kommende Veranstaltungen einfließen lassen.
Reflexion ist auch bei Events ein wichtiger Faktor. Natürlich gilt: Auch das Feiern und Genießen nicht vergessen!